Podpisywanie umów przez Internet

Chcesz podpisać umowę, np. o świadczenie usług reklamowych. Ale kontrahent jest z innego miasta. Wysyłka umowy pocztą zajmie kilka chwil. Konieczna jest wycieczka na pocztę. Potem przesyłka wyrusza w podróż. Zanim dotrze do Ciebie podpisana przez kontrahenta umowa minie trochę czasu. A kampania reklamowa czeka. Podpisywanie umów przez Internet jest kuszącą alternatywą. Ale czy dopuszczalną?

Niekiedy prawo wymaga dla umowy „formy pisemnej”. W branży reklamowej najczęściej będziesz miał z taką formą do czynienia w przypadku umowy przeniesienia praw autorskich oraz umowy licencji wyłącznej.

W wielu jednak przypadkach wystarczające będzie zawarcie umowy poprzez zwykłego maila. Na przykład umowa o świadczenie usług reklamowych nie wymaga formy pisemnej. Chyba że jak w poniższym przykładzie wpiszesz w umowie, że wszelkie jej zmiany wymagają formy pisemnej.

Historia z życia wzięta: podpisałeś już z klientem umowę, ale w trakcie projektu trzeba coś szybko doprecyzować. Może zakres projektu się rozszerzył a Twoja agencja otrzyma wyższe wynagrodzenie? W każdym bądź razie w umowie wskazano, że wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Podpisanie umowy przez Internet załatwiłoby sprawę. Ale to niekoniecznie byłaby forma pisemna.

W przypadkach, w których wymagana jest forma pisemna, podpisanie umowy online będzie możliwe, jeśli obie strony posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ale czym w ogóle jest „forma pisemna”?

Podpisywanie umów przez Internet a forma pisemna

Zgodne z przepisami:

„Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.”

„Forma pisemna” wymaga więc własnoręcznego podpisu. Takim własnoręcznym podpisem nie będzie skan podpisu. Jeśli zatem własnoręcznie podpiszesz umowę, zeskanujesz ją i wyślesz mailem, to forma pisemna nie zostanie zachowana. Podobnie jak w przypadku użycia faksymile.

Aby zachować formę pisemną musisz zatem podpisać własnoręcznie umowę. I albo spotkasz się osobiście z kontrahentem albo wyślesz pocztą lub kurierem. I poczekasz na jej odesłanie.

Pamiętaj też, że często spotykane jest stanowisko, że podpis powinien obejmować co najmniej nazwisko. Zgodnie z tym stanowiskiem parafa nie stanowi podpisu. Uważaj więc, w jaki sposób podpisujesz umowy!

Forma elektroniczna

Jeśli dla umowy lub jej zmiany potrzebna jest forma pisemna, a nie chcesz liczyć na szybkość poczty, to pomyśl o podpisie elektronicznym. Zgodnie z przepisami forma elektroniczna jest równoważna z pisemną.

Do tego potrzebujesz jednakże kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli go zdobędziesz (co nie jest trudne), to umożliwisz sobie podpisywanie umów przez Internet. I to również tych, które wymagają formy pisemnej.

Pamiętaj jednak, że również Twój kontrahent potrzebuje takiego podpisu. Oczywiście może odesłać Ci podpisaną umowę tradycyjną pocztą (czyli Ty elektronicznie a on tradycyjnie). Ale to tylko połowa sukcesu.

Forma dokumentowa

Podpisywanie umów przez Internet jest możliwe również z zachowaniem tzw. formy dokumentowej. „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią” – jak mówi mądry przepis. Forma dokumentowa to np.: mail, faks, ale też nagranie rozmowy telefonicznej.

Nie jest to jednak forma pisemna.

W umowach, które przygotowuję dla swoich klientów, często zapisuję, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub dokumentowej. Żeby ułatwić współpracę i dokonywanie ewentualnych korekt w umowach już w trakcie współpracy. I mail nadaje się do tego idealnie. O ile oczywiście umowa bądź jej zmiany wymagają jednak formy pisemnej.

Dokonywanie ustaleń mailowych (czyli w formie dokumentowej) pozwoli też na właściwe dokumentowanie przebiegu współpracy na wypadek sporu.

Podsumowanie

Forma dokumentowa (np. mail) umożliwia podpisanie umowy online. Ale nie tam, gdzie wymagana jest forma pisemna. Jeśli więc zawierasz umowę wymagającą formy pisemnej i nie posiadasz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to pozostaje Ci albo osobiste spotkanie z kontrahentem albo wysyłka pocztą lub kurierem. Takiej umowy nie możesz zawrzeć poprzez wysyłkę skanu podpisanej umowy.