Szpieg w firmie – jak go unieszkodliwić?
Szpieg w firmie może sporo kosztować. Utracone kontakty. Utraceni klienci. Utracone koszty naprawy szkód. Tylko czy zawsze trzeba się ograniczać do likwidacji szkód? Nie można przeciwdziałać albo co najmniej wcześnie kreta wykryć?
Zdziwiłbyś się, jeśli pomyślałbyś, że ten problem dotyczy tylko wielkich firm. Wykradania poufnych receptur wartych miliony złotych. Praktyka pokazuje, że ten problem może dotyczyć firmy każdej wielkości.
Kret w firmie: historie z życia wzięte
Klient przysyła zamówienie, a pracownik kieruje je do realizacji poza firmę. Do własnej firmy albo firmy swojego cichego wspólnika.
Do firmy wpływa zapytanie ofertowe. I kret wysyła je do konkurenta. Wraz z informacją o cenie, jaką Twoja firma zaoferuje.
Masz zbudowaną dużym kosztem bazę kontaktów. Aktywnie promujesz swoje produkty. I w jednej chwili cała baza kontaktów przechodzi do Twojego konkurenta.
To tylko przykłady sytuacji, w których „zaufany” pracownik może wynieść poufne informacje poza firmę. Do konkurenta albo na własny użytek. W każdej z tych sytuacji jest jeden element wspólny: strata, jaką Twoja firma może ponieść przez takiego kreta.
I ta strata może nie ograniczyć się do straty pojedynczego zlecenia czy jednego przegranego przetargu. W skrajnych wypadkach dzięki takiemu kretowi konkurent może przejąć Twój rynek.
Podejrzewasz, że w firmie działa szpieg albo kret?
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twoje informacje są rzeczywiście chronione jako tajemnica przedsiębiorstwa, mogę pomóc Ci w 3 obszarach:
- szybka konsultacja i ocena ryzyka,
- przygotowanie dokumentów i procedur zabezpieczających firmę,
- działania po wycieku informacji, także przeciwko pracownikowi lub konkurentowi.
Dlaczego szpieg w firmie ma tak łatwo?
Historie, z jakimi przychodzą do mnie klienci, pokazują, że często poufne informacje nie są chronione w należyty sposób. A pracownicy nawet nie wiedzą, czy i jakie informacje mają charakter poufny. Dostęp do bazy danych mają wszyscy pracownicy. A dzielenie się loginami i hasłami to chleb powszedni. Tak, takie sytuacje, się zdarzają.
I dlatego często kret w firmie ma ułatwione zadanie.
Ale brak odpowiednich środków ochrony w firmie to nie tylko problem czysto faktyczny. Nie tylko ułatwienie dla kreta. Ale i problem prawny. Ponieważ jeśli informacja nie jest chroniona, to nie jest „tajemnicą przedsiębiorstwa”.
Jeśli sam nie podejmujesz środków ochrony, to nie ma tajemnicy.
Jak prawo może Ci pomóc
Prawo może Ci pomóc nie tylko po naruszeniu. Wtedy, gdy trzeba na szybko przeciwdziałać wyciekowi informacji.
Przed szpiegiem w firmie możesz bronić się również wcześniej. Umownie. Jeśli pracownik będzie wiedział, co jest poufne i co mu grozi za naruszenie poufności, może być mniej skłonny do szpiegowania.
A dodatkowo zawierając dobrą umowę o zachowaniu poufności ułatwiasz sobie zadanie w przyszłości.
Niby jest przepis Kodeksu pracy mówiący, że pracownik jest obowiązany w szczególności zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ale praktyka pokazuje, że jest on niewystarczający.
Również umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy może być dobrym pomysłem. Szczególnie jeśli pracownik chciałby wykraść poufne informacje, żeby zaraz po odejściu założyć konkurencyjną firmę.
Po fakcie może co najwyżej stanowić podstawę do żądania od pracownika odszkodowania. Ale przecież nie chodzi o to, żeby tylko leczyć, ale też zapobiegać. A tu umowa o zachowaniu poufności może być niezwykle pomocna.
Gdy już mleko się rozlało, to sprawcy grozi odpowiedzialność nie tylko „cywilna” (np. odszkodowawcza), ale i karna.
Oprócz Kodeksu pracy podstawą żądania odszkodowania może być ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa jest bowiem czynem nieuczciwej konkurencji.
Kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Tej samej karze podlega, kto, uzyskawszy bezprawnie informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, ujawnia ją innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej.
Szpiegowanie pracodawcy może być również oszustwem. A zgodnie z Kodeksem karnym kto, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, doprowadza inną osobę do niekorzystnego rozporządzenia własnym lub cudzym mieniem za pomocą wprowadzenia jej w błąd albo wyzyskania błędu lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.
Prawo to nie wszystko
Umowa o zachowaniu poufności czy Kodeks pracy mogą niewiele zdziałać, jeśli nie podejmiesz innych środków ochrony. Co możesz zrobić?
- Uświadamiać pracowników. Jakie informacje są poufne. Co grozi za ich ujawnienie.
- Opracować i wdrożyć politykę bezpieczeństwa informacji regulującą dostęp do informacji, zabezpieczenia i procedurę na wypadek wycieku.
- Ograniczyć krąg osób mających dostęp do poufnych informacji.
- Stosować odpowiednie zabezpieczenia informatyczne.
- Zaopatrzyć się w oprogramowanie, które pozwoli szybko wykryć nietypowe działania w systemie informatycznym.
- Stosować zabezpieczenia fizyczne. Ponoć bałagan na biurku jest oznaką geniuszu. Ale jednocześnie źle wpływa na ochronę informacji poufnych.
- Sprawdzać sprzęt i oprogramowanie, z którego korzystają pracownicy. Oczywiście w granicach prawa. Gdy pracownik wysyła maile na prywatną skrzynkę, to wiedz, że coś się dzieje.
- Zachować czujność. Gdy obroty ze stałym klientem zaczynają spadać albo firma nagle zaczyna seryjnie przegrywać w przetargach, powodem może być również szpieg w firmie.
Szpieg w firmie – podsumowanie
Muszę się powtórzyć: lepiej zapobiegać niż leczyć. Zabezpieczenia prawne, organizacyjne, informatyczne i fizyczne to podstawa. Nie tylko mogą powstrzymać kreta w firmie, ale mogą nawet warunkować jakąkolwiek ochronę.
Po przeczytaniu tego artykułu, zastanów się i sprawdź, czy odpowiednio chronisz poufne informacje. A jeśli nie chronisz, to jakie kroki zamierzasz podjąć.
5 sygnałów, które mówią, że musisz już działać
Szpieg w firmie zostawia ślady. I jeśli je dostrzeżesz, to jest najwyższy czas na działanie:
- składa wypowiedzenie pracownik, który miał kontakt z klientami i dostęp do bazy klientów,
- firma nagle zaczyna o włos przegrywać przetargi z konkurentem,
- klient wygada się, że dostaje zbliżone oferty od konkurenta,
- zmniejsza się liczba zapytań ofertowych od potencjalnych klientów,
- pracownik wysyła firmowe dane na prywatną skrzynkę.
Podejrzewasz, że masz szpiega w firmie? Sprawdź, w czym mogę Ci pomóc
W takich sprawach przedsiębiorcom pomagam najczęściej w następujących sytuacjach:
– gdy trzeba ocenić, czy doszło do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa,
– gdy trzeba przygotować lub poprawić NDA, zakaz konkurencji, procedury i polityki dostępu do informacji,
– gdy doszło już do wycieku i trzeba zabezpieczyć dowody, przygotować pisma albo wszcząć sprawę sądową.
Skontaktuj się ze mną, jeśli chcesz szybko ocenić sytuację i ustalić możliwe działania.
tel. 12 210 06 29
e-mail: dariusz.mojecki@kancelariamojecki.pl
