Umowa reklamowa i jej zmiana

Twoja umowa reklamowa przewiduje, że „wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”? A w umowie bądź załączniku do niej jest pełny zakres i harmonogram usług marketingowych oraz kosztorys? To świetnie. O korzyściach posiadania dobrej umowy reklamowej pisałem już w jednym z pierwszych wpisów na tym blogu.

Ale musisz pamiętać, że w takiej sytuacji zmiany w kosztorysie czy harmonogramie nie mogą być dokonywane np. e-mailem. Zanim przeczytasz do końca ten artykuł, to zastanów się:

• ile razy w trakcie wykonywania umowy w ogóle do niej zaglądasz? Czy chowasz ją do segregatora z nadzieją, że nie będziesz musiał więcej do niej zaglądać?
• czy w trakcie realizacji umowy dokonujesz z klientem zmian w zakresie usług, kosztorysie lub harmonogramie? A jeśli tak, to czy dokujesz zmiany umowy, czy po prostu dogadujecie się mailowo lub ustnie?

Umowa reklamowa – w jakiej formie zmiana?

Mądre przepisy mówią, że „uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Czyli jeśli w umowie zapisałeś, że każda zmiana wymaga formy pisemnej, to znaczy że takiej właśnie formy wymaga zmiana wszystkiego, co jest w umowie uregulowane. W tym zakresu usług, harmonogramu, kosztorysu, wynagrodzenia itp.

A jeśli dodatkowo zastrzegłeś, że forma pisemna jest zastrzeżona „pod rygorem nieważności”, to zmiana bez zachowania tej formy jest po prostu nieważna.

Wielokrotnie spotykałem się już z sytuacją, w której umowa reklamowa lądowała w segregatorze, a strony mailowo dokonywały ustaleń dotyczących istotnych parametrów umowy. Zmieniały zakres usług marketingowych, zmieniały wynagrodzenie itp.

Nie będzie raczej problemu, jeśli między stronami nie będzie później sporu co do dokonanych ustaleń. Gorzej jeśli później się okaże, że Twój klient jednak nie chce Ci zapłacić części wynagrodzenia. I to akurat tej części, co do której porozumieliście się mailowo a nie pisemnie. Istnieje ryzyko, że taka mailowa zmiana zostanie uznana za nieważną.

A o tym, dlaczego to takie ważne, pisałem na moim drugim blogu.

Czym nie jest forma pisemna?

Co nie jest formą pisemną? Mail, faks, skan wysłany mailem, plik podpisany „podpisem zaufanym” (ePUAP). Jeśli podpisujesz dokumenty w ten sposób, to na pewno nie zachowujesz formy pisemnej.

Tu znów muszę posłużyć się cytatem z mądrego kodeksu: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”. Czyli to własnoręczny podpis (a nie jego kopia, skan czy faksymile) decyduje o formie pisemnej.

Czyli żeby podpisać umowę w formie pisemnej musisz albo spotkać się osobiście z klientem albo wymienić podpisy pocztą lub kurierem.

Ewentualnie możesz skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oświadczenie złożone w formie elektronicznej przy użyciu takiego podpisu jest równoważne formie pisemnej.

Alternatywa dla formy pisemnej

Wiesz już zatem, że wpisanie do umowy reklamowej, że jej zmiana „wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności” ma swoje zalety, ale też w wielu przypadkach może utrudniać współpracę. Kto ma bowiem czas, żeby każdą zmianę np. w kosztorysie czy harmonogramie uwzględniać w pisemnym aneksie?

Niektórzy prawnicy traktują formę pisemną jak jakiś fetysz. Ja nie. Dlatego w umowach, które przygotowuję, często piszę, że „Zmiana umowy wymaga formy pisemnej lub dokumentowej pod rygorem nieważności”. Kluczowe słowa: „lub dokumentowej” (proszę nie mylić z popularnym kilkanaście lat temu „lub czasopisma”). Formą dokumentową jest np. mail lub faks. Czasem może to być nagranie rozmowy. W takiej sytuacji możesz z klientem szybko mailowo uzgodnić warunki współpracy. Łatwiej i szybciej? Na pewno tak. Szczególnie w czasie, gdy wiele rzeczy załatwia się online.