Umowa na usługi marketingowe – co powinna zawierać ?

Umowa na usługi marketingowe to moja codzienność. Rzadko zdarza się dzień, żebym jakiejś nie pisał, analizował bądź negocjował. Albo pisał o niej na blogu.

Skoro czytasz ten artykuł, to pewnie już wiesz, dlaczego jest Ci potrzeba dobra umowa na usługi marketingowe. A jeśli nie wiesz, to możesz się tego dowiedzieć z innego wpisu na moim blogu.

Dzisiaj chciałbym się z Tobą podzielić informacjami o tym, co umowa na usługi reklamowe powinna zawierać. Żebyś wiedział, jakie jest absolutne minimum dobrej umowy. I to niezależnie od tego, czy prowadzisz agencję czy stoisz z drugiej strony i chciałbyś podpisać umowę z agencją reklamową.

Nazwa umowy

Niektórzy mogliby powiedzieć, że pisanie umowy należy zacząć od jej nazwy. Np. umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług. A wiesz, jak ja nazywam umowy, które przygotowuję dla swoich klientów? „Umowa”.

Nazwa czasami może mieć znaczenie, ale z reguły o tym, jaka to jest umowa, decyduje jej treść, a nie nazwa.

Więc w przeważającej liczbie przypadków możesz napisać po prostu „Umowa”.

Oznaczenie stron umowy na usługi marketingowe

Część często pomijana. Czy na pewno wiesz, z kim zawierasz umowę?

Przykład 1: prowadzisz agencję marketingową i Twoim klientem jest spółka cywilna. Czy umowę zawierasz ze spółką cywilną? Nie. Umowę zawierasz z jej wspólnikami. Ale już w przypadku spółki jawnej, komandytowej czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawierasz umowę ze spółką.

Inny problem pojawia się w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Przykład 2: Chcesz zawrzeć umowę z „Agencją marketingową ABC”. Prowadzi ją przedsiębiorca Jan Kowalski. Umowy nie zawierasz z firmą „Agencja marketingowa ABC”, ale z Janem Kowalskim.

Gdy już wiesz, z kim zawierasz umowę, to pamiętaj o sprawdzeniu swojego kontrahenta w KRS (np. spółki, większość stowarzyszeń, fundacje, ale nie spółka cywilna) lub w CEIDG (osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, ale też osoby działające w ramach spółek cywilnych). A następnie o wpisaniu do umowy jego danych identyfikacyjnych, w tym NIP, REGON czy KRS.

Przedmiot umowy reklamowej, czyli co agencja ma zrobić

To jest kluczowy element umowy. I to zarówno dla agencji reklamowej, jak i dla jej klienta. Co konkretnie agencja ma przygotować dla klienta.

Jeśli tego nie określisz, to ryzykujesz, że w trakcie współpracy powstanie o to spór. Klient będzie twierdził, że agencja miała jeszcze zrobić milion innych rzeczy. Albo agencja nie będzie wiedziała, co właściwie ma zrobić. A na końcu będzie spór o kasę.

Więc poświęć chwilę i doprecyzuj, na co się umówiliście. W moich umowach często przybiera to postać dość szczegółowego załącznika, często połączonego z kosztorysem.

Wierz mi, warto zainwestować w tę część umowy.

Termin realizacji umowy

Umowa na usługi marketingowe powinna określać termin realizacji. Czyli na kiedy agencja ma dowieźć projekt. Bez tego umowa niby będzie ważna. Ale co z tego, skoro zaraz możecie się spierać o termin.

Ale nie dotyczy to wszystkich umów. Niektóre są zawierane na określony czas (a nawet nieokreślony). Z reguły dotyczy to czynności, które mają być powtarzalne przez jakiś czas (np. umowa o obsługę social media).

Wtedy termin określa nam jedynie końcową datę obowiązywania umowy. Więc warto byłoby zadbać również o wskazanie, co w poszczególnych okresach rozliczeniowych ma być zrobione (np. 15 postów miesięcznie).

W swoich umowach często mam dość obszerne harmonogramy, które rozpisują projekt nawet na wiele miesięcy.

Wynagrodzenie

Jeśli już wiadomo, co agencja ma zrobić i na kiedy, to warto pochylić się nad tym, jakie za to otrzyma wynagrodzenie. I to jest kolejny must have w umowie na usługi marketingowe. Żeby nie było wątpliwości, ile i za co ma klient zapłacić.

Rundy poprawek

Na temat klienckich poprawek można by pisać doktoraty. Ja napisałem tylko artykuł na blogu. Ale i z niego dowiesz się wielu przydatnych rzeczy. Mam nadzieję.

Jeśli pracujesz w agencji marketingowej, to zastanów się, ile razy zdarzyło się, że projekt był wielokrotnie odsyłany przez klienta z kolejnymi poprawkami. I nie mówię tu o poprawianiu czegoś, co agencja po prostu źle zrobiła. Tylko o poprawkach „nie taki kolor”, „a tu bym dał słoneczko”, „no, nie wiem, czy mi się to podoba, może wymyślicie coś innego”.

Ale to działa w obie strony. Bo jeśli jesteś po stronie klienta agencji, to pamiętaj, że agencja zawsze może powiedzieć, że takich poprawek nie uwzględni. Bo nie musi.

Dlatego warto ten temat ucywilizować. I określić np. ilość rund poprawek, czas na zgłaszanie uwag i czas na reakcję agencji.

Z tym się wiąże jeszcze jeden temat. Brak współdziałania klienta. To jest ważne przede wszystkim dla agencji marketingowej. Jakie są skutki tego, że klient nie przekaże materiałów, będzie zwlekał z akceptacją lub zgłaszał kolejne poprawki. Jak się teraz umówicie, co w takich sytuacjach robić, to zmaleje ryzyko sporu w toku współpracy.

Prawa autorskie a umowa na usługi reklamowe

Kolejny temat do doktoryzowania się. Zdecydowanie warto o nim pamiętać. I dobrze napisać. Z jednej strony klient chciałby móc korzystać z tego, co stworzy agencja. Ale z drugiej strony agencja nie chciałaby stracić stosowanych w różnych projektach szablonów, wzorów itp. A najczęściej oprogramowania.

Powinieneś określić, czy i do czego przechodzą prawa autorskie. A może jest udzielana tylko licencja.

Drugim krokiem jest określenie tzw. pól eksploatacji. Najkrócej można by powiedzieć, że są to sposoby (formy) korzystania z utworów. Czyli umowa określająca pola eksploatacji tak naprawdę określa, w jaki sposób nabywca praw może korzystać z utworu.

To jest absolutne minimum.

I pamiętaj, że umowa przenosząca prawa autorskie musi być zawarta na piśmie, ewentualnie z podpisem elektronicznym. Skan umowy w mailu to nie forma pisemna. O podpisywaniu umów przez Internet możesz przeczytać w innym artykule na moim blogu.

Co na końcu

Umowa na usługi marketingowe, jak wiele innych umów, powinna mieć postanowienia końcowe. A w nich można uregulować:

1. przed jakim sądem będziecie się sądzić, jeśli już zajdzie taka potrzeba,
2. tzw. prawo właściwe (polskie czy innego kraju), co ma znaczenie w przypadku umów z zagranicznymi kontrahentami,
3. formę zmiany umowy (pisemna pod rygorem nieważności czy wystarczy mail).

Umowa na usługi reklamowe w dwóch mailach

Dwa maile to już umowa. Jeśli uzgodnicie w mailach, kto, co, kiedy i za ile, to wystarczą dwa maile i jest umowa. „Umowa” jest zawierana nie tylko wtedy, gdy formalnie to spiszecie.

Umowa na usługi marketingowe może być zawarta m.in.:

1. w drodze negocjacji; wtedy umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji
2. poprzez złożenie oferty i jej przyjęcie
3. poprzez złożenie oferty i jej milczące przyjęcie (uważaj, na jakie maile nie dopowiadasz)

Więc na koniec uważaj, żebyś przez przypadek nie zawarł umowy, nawet o tym nie wiedząc.

Chcesz skonsultować umowę lub potrzebujesz więcej informacji❓ Zadzwoń lub napisz. Niezobowiązująco.

✉ dariusz.mojecki@kancelariamojecki.pl

📞 +48 505 975 749