Umowa o prowadzenie fanpage (Umowa o prowadzenie social mediów)
Jeśli prowadzisz agencję marketingową lub jesteś freelancerem zajmującym się prowadzeniem mediów społecznościowych, umowa o prowadzenie fanpage to dla Ciebie podstawa.
Zawsze cieszy mnie, gdy zgłasza się do mnie początkujący przedsiębiorca, który prowadzenie biznesu chce zacząć od przygotowania skutecznych umów. Ale zgłaszają się do mnie również tacy, którzy kilka miesięcy pracowali bez umów albo na darmowych wzorach i zdążyli już doświadczyć braku zapłaty wynagrodzenia albo sporu o zakres usług. A przecież i firmy chcące promować się w mediach społecznościowych dzięki umowie wiedzą, czego oczekiwać od agencji. Umowa o prowadzenie social mediów może pomóc obu stronom.
Dlaczego dobra umowa o prowadzenie fanpage to podstawa?
Dobra umowa o prowadzenie fanpage jest kluczowa zarówno dla marki jak i dla agencji marketingowej czy freelancera. Dlaczego?
Po pierwsze, gdy agencja czy freelancer proponuje klientowi podpisanie umowy, to wygląda po prostu bardziej profesjonalnie. Niby można prowadzić współpracę „na gębę”, tylko po co tak ryzykować.
Po drugie, umowa o prowadzenie mediów społecznościowych pozwala na uniknięcie nieporozumień. Ile miało być postów? A ile rolek? Na jakich portalach? A może agencja myślała, że do prowadzenia jest jeden fanpage, a klient myślał o dwóch? Jeśli chcesz uniknąć tych problemów, to zadbaj o dobrą umowę. W przeciwnym wypadku ryzykujesz problemy we współpracy a na końcu konflikt o kasę.
Po trzecie, tylko przemyślana umowa pozwoli na zabezpieczenie interesów obu stron. Prowadząc biznes, wiesz, gdzie możesz natrafić na problemy we współpracy. A umowa to okazja na oswojenie tych niebezpieczeństw.
Po czwarte, umowa o prowadzenie fanpage to też spełnienie wymogów prawnych. Przykład: agencja prowadząca fanpage ma kontakt z użytkownikami social mediów. Czyli z danymi osobowymi. A jak dane osobowe, to RODO. A jak RODO, to wymóg podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych. Drugi przykład: prawa autorskie. Jeśli klient chce pozyskać prawa autorskie, to musi podpisać umowę. I to pisemnie lub z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Przeczytaj też:
Dlaczego warto podpisać dobrą umowę o świadczenie usług reklamowych?
Umowa o prowadzenie social mediów zmniejsza ryzyko prawne
Z korzyściami wynikającymi z dobrej umowy wiąże się znaczące zmniejszenie prawnego ryzyka. Dzięki umowie możesz uniknąć:
– sporu o zakres usług
– sporu o wynagrodzenie
– zarzutu braku osiągnięcia celów klienta
– utraty praw autorskich
– zarzutu przetwarzania danych osobowych bez upoważnienia
I wielu innych.
Umowa o prowadzenie fanpage – wzór
Gdy wpiszesz w wyszukiwarce „umowa o prowadzenie fanpage” albo „umowa o prowadzenie social mediów”, na pewno wyświetli się wiele darmowych wzorów. Ale czy wystarczy tylko wpisać do takiej umowy swoje dane i dane klienta i już wszystko gotowe? Muszę Cię zmartwić. Prawie nic nie jest gotowe. Taki wzór i tak trzeba dostosować, aby pasował do danej współpracy.
Oczywiście z reguły lepsza taka umowa niż żadna. Ale jednak dużo bardziej wolę sytuację, jaka mnie ostatnio spotkała. Potencjalny klient, który chciał, żebym przygotował dla niego umowy marketingowe, wielokrotnie upewniał się, że będę je pisał pod niego, a nie korzystał z gotowych szablonów.
Porozmawiajmy
Jeśli Ty tez chcesz pracować na umowie przygotowanej indywidualnie dla Ciebie, to porozmawiajmy o tym, jak mogę Ci pomóc.
A teraz poznaj 9 rzeczy, które umowa o prowadzenie fanpage musi zawierać.
1. Poprawne oznaczenie stron
Dobra umowa o prowadzenie social mediów na początku musi odpowiedzieć na pytanie „kto?”. Wydaje się łatwe, ale i tu można się wyłożyć. Na przykład napisać, że stroną umowy jest spółka cywilna (a tak nie jest, bo stroną są wspólnicy takiej „spółki”).
To także jest moment, aby sprawdzić kontrahenta w KRS (spółki itp.) lub CEiDG (przedsiębiorcy jednoosobowi i wspólnicy spółek cywilnych).
2. Przedmiot umowy o prowadzenie social mediów
Drugim pytanie, na jakie musi odpowiadać umowa o prowadzenie fanpage, jest „co?”. Co agencja/freelancer ma zrobić dla swojego klienta? To jest kluczowe postanowienie umowy. Jeśli wyłożysz się na oznaczeniu stron, prawdopodobnie uda się i tak ustalić, kto jest stroną umowy. Ale jeśli źle opiszesz przedmiot umowy, to problem we współpracy masz gwarantowany.
Musisz oznaczyć portale społecznościowe, których umowa dotyczy. I konkretne profile na tych portalach.
Następnie musisz napisać, jakie treści i w jakiej ilości będą publikowane. Posty, infografiki, rolki, reelsy, shorty. Przyznasz, że nakład pracy nad czterema rolkami jest „troszkę” większy niż nad czterema zwykłymi postami? I zdajesz sobie sprawę, że jak nie zapiszesz w umowie, ile publikacji ma być przygotowane, to na koniec miesiąca może się okazać, że oczekiwania agencji i klienta były w tym zakresie zupełnie różne?
Sama umowa o prowadzenie social mediów powinna określać ilość poszczególnych rodzajów treści przynajmniej szacunkowo. Szczegóły mogą się znaleźć w cyklicznie ustalanym harmonogramie publikacji.
3. Harmonogram publikacji
Wiemy już „kto” i „co”. Teraz czas, aby umowa o prowadzenie fanpage odpowiadała na pytanie „kiedy?”.
Zdaję sobie sprawę, że przy podpisywaniu umowy nie da się dokładnie określić, kiedy i jakie treści będą publikowane. Dlatego umowa powinna wskazywać, w jaki sposób będzie to ustalane w toku współpracy.
Najlepiej ustalić, kto przygotowuje harmonogram publikacji, kto akceptuje. A przede wszystkim kiedy to następuje. Jak na etapie umowy uzgodnisz to z kontrahentem, to znacząco maleje ryzyko sporu w trakcie
realizacji umowy.
I jeśli już jesteśmy przy pytaniu „kiedy”, to warto też pomyśleć o okresie obowiązywania umowy. Czy to będzie czas nieokreślony czy może czas określony.
4. Obowiązki stron umowy
Każda umowa o prowadzenie fanpage będzie inaczej określała obowiązki stron w toku współpracy. Ale w każdej takiej umowie muszą się znaleźć odpowiednie postanowienia regulujące np. kto i kiedy przesyła materiały do publikacji. Kto przygotowuje same treści.
Umowa musi również zawierać wskazówki odnośnie jakości przekazywanych materiałów (formaty plików, rozdzielczość itp.).
5. Czy umowa o prowadzenie fanpage musi zawierać postanowienia o trybie wprowadzania poprawek?
Jednym z punktów zapalnych w każdej umowie marketingowej jest kwestia akceptacji prac i wprowadzania poprawek. Klienci agencji często chętnie w nieskończoność nanosiliby poprawki w przygotowanych treściach. Tylko chyba nie o to tu chodzi.
Kwestie wprowadzania poprawek warto ucywilizować. Jedna runda poprawek. Dwie. Tryb i terminy akceptacji treści. Ważne, żeby to był uzgodnione na etapie podpisywania umowy. Wierz mi, widziałem już współprace, które kończyły się przez spory o poprawki, gdy umowa na ten temat milczała.
6. Umowa o prowadzenie social mediów musi zawierać wynagrodzenie
Tu dochodzimy do kolejnego ważnego pytania: „za ile?”. Wynagrodzenie może być określone stałą kwotą miesięczną, może też być uzależnione od ilości publikacji. Ale ważne, żeby umowa przynajmniej określała podstawy do obliczenia wynagrodzenia. Im bardziej szczegółowo, tym lepiej.
7. Prace dodatkowe
W umowie warto też dodać zapisy pozwalające na szybkie zlecanie prac dodatkowych, wykraczających poza zakres uzgodniony w umowie. Szkoda by było za każdym razem podpisywać nową umowę.
W umowie możesz określić, w jakim trybie mogą być zlecone i zaakceptowane prace dodatkowe. Może nawet określać cennik, aby później nie tracić czasu na wyceny i negocjacje.
8. Prawa autorskie w umowie o prowadzenie fanpage
Umowa o prowadzenie fanpage powinna zawierać postanowienia o przeniesieniu praw autorskich lub udzieleniu licencji. To są postanowienia przede wszystkim w interesie klientów. To oni chcą mieć możliwość korzystania z treści, które mają być opublikowane w mediach społecznościowych. A do tego potrzebują co najmniej licencji.
Pamiętaj też, że przeniesienie praw autorskich wymaga podpisania umowy w formie pisemnej (kartka i własnoręczny podpis; skan nie jest formą pisemną) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podobnie jak udzielenie licencji wyłącznej.
Umowa powinna również określać, w jaki sposób klient może korzystać z treści (to tzw. pola eksploatacji).
9. Wypowiedzenie umowy o prowadzenie social mediów
Umowa o prowadzenie fanpage jest z reguły umową podpisywaną na dłuższy czas lub nawet na czas nieokreślony. Powinna więc określać przyczyny i terminy wypowiedzenia. Szczególnie umowa podpisana na czas oznaczony. Bo w przypadku umowy na czas nieokreślony, jeśli sama umowa milczy na temat wypowiedzenia, to na podstawie przepisów prawa może zostać wypowiedziana w zasadzie z dnia na dzień.
Oprócz standardowego wypowiedzenia bez podania przyczyn, z dłuższym okresem wypowiedzenia, warto również wskazać katalog przyczyn, które umożliwiają wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym lub z krótszym okresem wypowiedzenia. Na przykład brak płatności, rażące naruszenie umowy itp.
Umowa o prowadzenie fanpage: podsumowanie
Umowa o prowadzenie fanpage, która ma zabezpieczać interesy stron i pozwalać na zgodną współpracę, musi zawierać przynajmniej te dziewięć kluczowych elementów. Pamiętaj, że nawet jeśli dogadasz się z kimś telefonicznie, to już jest umowa. Od Ciebie zależy, jak bardzo szczegółowa ona będzie. I jak przejrzysta ona będzie. Chcesz mieć wszystko zapisane czarno na białym? Dobra umowa o prowadzenie social mediów jest właściwym miejscem.
Uniknij prawnych pułapek
Obsługa prawna agencji marketingowych
Przeczytaj też:
Umowa marketingowa: 10 kluczowych zapisów chroniących Twoją agencję
Umowa o przeniesienie praw autorskich: 6 rzeczy, które musi zawierać
Legalny content marketing: 6 rzeczy, o których musisz pamiętać
Wiesz już, co powinna zawierać dobra umowa o prowadzenie social mediów. Teraz czas na zastosowanie tej wiedzy w praktyce. Mogę Ci w tym pomóc. Zadzwoń lub napisz i porozmawiajmy o tym, co mogę dla Ciebie zrobić.
FAQ
Nie, taka umowa może być skutecznie zawarta w dowolnej formie. Ale już przeniesienie praw autorskich wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Tak, taka umowa może być podpisana zarówno na czas określony jak i na czas nieokreślony.
Jeśli w samej umowie brak jest zapisów na temat wypowiedzenia, taka umowa może być wypowiedziana na podstawie przepisów prawa. A jeśli umowa zawiera przesłanki i okres wypowiedzenia, to w pierwszej kolejności zastosowanie mają te postanowienia umowy.